Зачем все это нужно?
Почему руководство ABI PRODUCT решило внедрять систему автоматизации продаж? Рассказывает Антон Зарослов:
Мясопродукты - товар скоропортящийся, да и продавцы хотят, чтобы продукция поступила в торговую точку через несколько часов после оформления заказа. Поэтому чем быстрее товар попадет со склада на прилавок, тем лучше. Раньше торговые представители диктовали срочные заказы по телефону, что увеличивало вероятность ошибок из-за обрывов связи, плохого слуха или неверно названного количества товара. Или привозили заполненные заявки вечером в офис, что отодвигало дату отгрузки минимум на один рабочий день. Кроме того, мы знаем, что агенты любят упрощать себе жизнь - не появляться на маршруте, сокращать частоту и время посещений или вовсе ограничиваться звонками.
И это проблема не только нашей компании: такое отношение полевого персонала к работе – своего рода профессиональная деформация.
Автоматизация дистрибьюторской сети позволяет решить эти и многие другие проблемы:
- онлайн-заказ с помощью КПК максимально ускоряет обмен данными;
- функция контроля передается программному комплексу, позволяющему удаленно управлять деятельностью команды, оценивать и координировать ее действия, а также с помощью GPS отслеживать работу агентов вплоть до каждого перемещения;
- ускоряется процесс сбора и консолидации информации, например, данных о продажах по регионам, рынкам сбыта, позволяя оперативно получать качественную аналитику.
Поддержим отечественного производителя
Антон Зарослов: Мы - первые «в мясе», кто начал столь глобальный проект. Были компании, которые «закрывали» с помощью IT-решений какие-то отдельные задачи. Но чтобы производитель сам автоматизировал собственную дистрибуцию, и не только передачу заказа, но и другие направления - контроль, постановку задач, централизованный сбор данных - такого в России еще не было. Поэтому первое, что мы сделали, приняв решение об автоматизации - разработали задание на проектирование. В результате появился документ, который подробно описывает весь необходимый функционал, все наши «хотелки». После того, как задание было готово, начались поиски поставщика SFA-системы.
Западные SFA-решения в России приживаются с трудом. Как правило, иностранные разработчики предлагают дорогостоящие программные комплексы, которые не учитывают специфику страны, в первую очередь - ее географию и законодательство. Поэтому даже международные корпорации уровня Kraft Foods используют для автоматизации дистрибуторских сетей в России «местное» ПО.
Проектная команда провела закрытый тендер среди российских разработчиков систем автоматизации торговли. В итоге победителей оказалось двое, и руководство компании решилось на нестандартный ход: провести параллельные «пилоты» для проверки компетенции и способностей поставщиков. В конце 2008 года на базе нашего дистрибутора во Владимире одновременно проходило внедрение двух систем автоматизации торговли. Я постоянно находился рядом с «внедренцами», наблюдал за работой и изучал все этапы - от предпроектного обследования до запуска торговой команды. В результате мы выбрали программно-аппаратный комплекс «ST – Мобильная Торговля. Чикаго», разработанный ГК «Системные Технологии».
Просто нажми на кнопку!
О том, что представляет собой SFA-система «ST Чикаго», рассказывает Алексей Боррото–Якубовский:
Комплекс состоит из мобильной («ST Мобильная Торговля») и офисной («ST Чикаго») частей.
Задача мобильной части, реализованной на базе КПК - максимально облегчить работу торгового агента на маршруте. Все, что можно сделать без участия сотрудника, делается в программе автоматически. Это позволяет практически исключить ошибки при работе «в полях».
При сборе предварительных заказов принципиальное значение имеет оперативность их доставки, которая повышает доходность бизнеса и формирует лояльность клиентов. Для этого в «ST Мобильная Торговля» реализована возможность онлайн-заказа. Агент не только резервирует товар на складе, но и получает актуальные складские остатки.
Это ускоряет ввод заказов в систему, сокращает число операторов и минимизирует ошибки, неизбежно возникающие при ручном вводе данных.
SFA-система позволяет торговым компаниям обеспечивать стабильно высокий уровень обслуживания. И это не зависит от качеств самих агентов: достаточно правильно нажимать на кнопки - система, благодаря предусмотренным в ней сценариям, не позволит торговому представителю «забыть» выполнить действия, необходимые для обеспечения заданного уровня обслуживания.
У менеджера, в свою очередь, появляется эффективный инструмент контроля - в каждой торговой точке происходит фиксация времени начала и окончания работы, выполнения всех основных операций, а также GPS-координат. Также реализован интеллектуальный контроль операций, с учетом предоставленных полевому сотруднику прав, истории взаимоотношений с клиентом, отсрочек, финансовых лимитов и т.п.
Основные функции офисной части - автоматизация процесса сбора данных от КПК, дистрибьюторов/филиалов и консолидация этих данных в центральном офисе. В «ST Чикаго» реализован комплексный многомерный анализ накопленных данных (OLAP), веб-отчетность для менеджмента и GPS-контроль торговых представителей на маршруте.
«ST Чикаго» задумана как специализированная учётная система (УС) и представляет собой автоматизированную систему планирования, исполнения, контроля и анализа активностей торговых бизнес-процессов. Программа предусматривает всё, что нужно для поддержания этих процессов, не дублируя при этом тех функций, которые обычно реализованы в стандартных системах, чтобы избежать двойного учёта.
Быть первопроходцем
Подводя итоги реализации проекта, Антон Зарослов отмечает, что SFA решает все поставленные перед ней задачи, однако потенциал системы пока используется не полностью.
Основа - передача заявок, GPS-контроль, отчетная часть и т.д. уже работает, проект находится на финальной стадии - осталось подключить несколько дистрибьюторов. Но встраивание в устоявшиеся бизнес-процессы всегда происходит «со скрипом».
Сначала мы погнались за сроками. У нас были наполеоновские планы: подключать нового дистрибутора каждую неделю. За полтора года (2008-2009 гг.) мы выполнили большой объем работ - от формирования своих потребностей в автоматизации до собственно внедрения комплекса на всех основных дистрибьюторах, и теперь перешли на более спокойный темп. Сейчас основное внимание проектная команда уделяет стандартизации бизнес-процессов и внедрению нового функционала, постепенно подключая оставшиеся площадки. Перед этим мы тщательно подготавливаем и автоматизируем их с учетом накопленного опыта, после тонкой административной работы. Проектом уже охвачено более 20 регионов, где работают наши торговые команды. Общее количество сотрудников, использующих систему, превысило 300 человек.
Специфика отрасли
Бизнес-модели разных компаний отличаются друг от друга, и именно особый подход позволяет занять лидирующее положение на рынке. Потому от поставщика SFA-систем, прежде всего, требуется в оговоренные сроки обеспечить необходимые конкретной компании доработки функционала. В этом проекте они связаны со спецификой торговли мясопродуктами.
Конвертация единиц
Заказ мясопродукции осуществляется в зрительно осязаемых единицах, понятных продавцу и конечному покупателю (в палках, батонах, ящиках), а стоимость и учет продуктов ведется в килограммах. Сделанная для ABI PRODUCT доработка «ST Чикаго» автоматически конвертирует штуки в килограммы и наоборот, что облегчает торговый и складской учет, увеличивая скорость и качество оформления заказа.
Переводной заказ
ABI PRODUCT производит замороженные полуфабрикаты и мясо-колбасную продукцию. Условия хранения этих товаров различны, а их распространением занимаются разные дистрибьюторы. Чтобы агент мог принять в торговой точке заказы и на колбасу, и на заморозку, а затем отправить их разным дистрибьюторам, в «ST Чикаго» добавлена функция «переводной заказ». При этом на КПК у агента есть информация (номенклатура, остатки, взаиморасчеты и пр.) в разрезе каждого дистрибьютора. Переводным заказом часто пользуются штатные агенты производителей.
Эталонная планограмма и фотоотчет
Несоблюдение стандартов выкладки мясной продукции может привести к падению уровня продаж. Поэтому в КПК торгового представителя имеется эталонная планограмма, с которой он может сверяться. Возможность фотоотчёта позволяет своевременно передавать информацию о нарушениях менеджерам.
*ТРД – территориально-распределенные дистрибьюции, т.е. компании-дистрибьюторы или производители, которые имеют представительства на разных территориях, в нескольких регионах
