Рассылка «Точки роста»
Подпишитесь на рассылку «Точки роста»
eng
Заказать звонок
Заказать демо
Чат

«Черкизово»: нестандартная отчетность по HR и OSA

Рубрика:Мобильное решение
Дата публикации: 24 Сентября 2020
Автор:Александр Никонович


Как работает с отчётностью по дистрибуции лидер российского мясного рынка ТД «Черкизово».

В 2014 году Группа «Черкизово» выбрала SFA-систему «ST Чикаго» для автоматизации процессов продаж. По оценкам компании, общий экономический эффект от автоматизации превышает сотни миллионов рублей прибыли ежегодно. А система аналитики данных помогает выявлять точки роста и развивать проект дальше. 

Архитектура SFA-проекта в «Черкизово»

Система «ST Чикаго» консолидирует и структурирует данные бизнес-приложений, учетных систем предприятия и 100+ дистрибьюторов.

Бизнес-приложение «ST Мобильная Торговля» автоматизирует и контролирует работу sales force — торговых представителей, мерчандайзеров и супервайзеров.

Модуль «ST Телеселлер» помогает организовать телефонные продажи, дистанционный прием и обработку заказов.

 

Incident routing консолидирует данные по out-of-stock и причинам их возникновения. Это позволяет оперативно решать проблему отсутствия товара на полке и выявлять узкие места в цепочке поставок.

Модули дистанционного обучения, тестирования и геймификации применяются для ввода в должность, обучения и мотивации персонала.

С помощью модуля KPI автоматизированы планирование и расчет KPI по полевому персоналу и сотрудникам продаж (1000 + человек).

Еще есть модули для управления ТМА, мерчандайзингом, DMS — это все стандартные составляющие, которые часто используются клиентами «Системных Технологий».

Собственная техподдержка принимает и распределяет обращения от сотрудников. Пользовательские вопросы мы решаем сами, технические — отправляем специалистам «Системных Технологий».

И, наконец, «ST Веб-отчеты» — сервис для быстрого анализа показателей дистрибуции в браузере. Сейчас мы завершаем перенос отчетов из офисной версии в облако, и нам уже не нужно покупать лицензии «ST Чикаго» для пользователей, которым требуется доступ только к аналитике. Внедрение веб-отчётности помогло оптимизировать архитектуру SFA-решения и сократить затраты.

chkz-1.png
Архитектура SFA-проекта в «Черкизово»

Мы активно пользуемся предустановленным функционалом сервиса «ST Веб-отчеты» для анализа продаж, ассортимента, территорий присутствия, работы сотрудников и т.п.

«Поточечные продажи» — самый востребованный из отчетов «ST Чикаго» на проектах «Черкизово». Он выгружается в сводную таблицу и позволяет дивизиональным аналитикам быстро проанализировать отгрузки по клиентам / по сотрудникам, посмотреть, какие клиенты еще не отгрузились.

Сервис позволяет формировать собственную отчетность: около 70% отчетов разработаны нами или поставщиком по нашей инициативе. В этой статье я расскажу о самой востребованной индивидуальной отчетности для контроля полевой службы и управления полочным пространством.

chkz-2.png
Сценарии использования «ST Веб-отчеты»

Индивидуальная отчетность: табели

Стандартный отчет по KPI позволил нам автоматизировать планирование, отслеживание и подсчет ключевых показателей эффективности sales force. Мы сняли с отдела кадров задачу по ручному сбору данных о достижении KPI сотрудниками полевой службы и существенно сократили издержки на управление персоналом. 

Сейчас на 1000 полевых сотрудников приходится всего 2 HR-специалиста, которые проверяют вносимые данные. В добавление к отчету по KPI мы разработали процесс для автоматизации работы с табелями полевых сотрудников.

Работа с табелями: за сценой

Супервайзеры, территориальные менеджеры или КАМы вносят информацию о плановых рабочих днях подчиненных в стандартную Excel-форму и загружают ее в «ST Чикаго». Действия и перемещения сотрудников полевой службы на маршруте контролирует бизнес-приложение «ST Мобильная Торговля».

На основании плана и факта в системе автоматические формируется отчет, который содержит следующую информацию:

  • количество плановых (в рамках маршрута) визитов;
  • количество неплановых визитов;
  • процент визитов с соблюдением маршрута;
  • наличие обязательных документов (например, фотоотчёт «полка до» и «полка после»);
  • плановая длительность визита (зависит от типа ТТ);
  • фактическая длительность визита;
  • процент выполнения требований.
f154b2f7-02a8-40db-837a-a3ed2563f070.png
Ведение табелей эксклюзивных торговых команд с помощью «ST Веб-отчеты»

Существуют регламенты для внесения в систему информации о нештатных ситуациях. Например, если сотрудник попал в ДТП и не может продолжить работу, он заполняет служебную записку в мобильном приложении. После согласования с руководителем записка попадает в систему.

Информацию для отчета агрегирует sales-контроллер. Он же проверяет правильность подсчетов и служебные записки, затем выпускает еженедельную отчетность по дисциплине и закрывает период.

Индивидуальная отчетность: OSA

Для оценки представленности и соответствия ситуации на полке ассортиментной матрице, мы используем показатель OSA (On Shelf Availability).

OSA измеряется в процентах и является обратным к OOS — Out of Shelf (показатель упущенных продаж).

На основе полевых данных, агрегированных модулем OSA, еженедельно выпускаются отчеты по инцидентам (несоответствиям). Отчет позволяет узнать причину отсутствия SKU в торговой точке, длительность нахождения товара в out-of-stock, текущего исполнителя инцидента и так далее.

Работа c OSA: за сценой

Во время визита мерчандайзер проверяет соответствие выкладки матрице и отмечает в мобильном приложении количество SKU. Данные передаются в «ST Чикаго», а оттуда — в 1С ITIL. По каждому отсутствующему товару формируется инцидент.

Данные об инцидентах автоматически агрегируются в отчет. Получателя отчета система тоже определяет автоматически: брак упаковки — инцидент направляется на производство; проблема с доставкой — в логистику; ТТ не приняла машину с товаром — в сопровождение продаж и так далее. Для отработки инцидентов мы настроили десятки процессов в 1С ITIL.

Для проекта OSA очень важна достоверность данных. Поэтому вместе с отчетом мерчандайзер отправляет фотографии полок. Сотрудники сейлз-контроля просматривают снимки и сверяют с показателями в системе. На основе этой информации строится аналитический отчет и вычисляется коэффициент корректности данных, к которому привязан KPI мерчандайзера.

Чем актуальнее матрица в системе, тем чище показатель OSA.

Наша команда потратила несколько месяцев на выстраивание процесса актуализации матриц. Сейчас он реализован на базе «ST Веб-отчетов»: сервис позволяет создавать процедуры для загрузки и модификации данных. Раньше для актуализации матрицы требовалась помощь ассистента, теперь KAMы делают эту работу самостоятельно.

Актуализация матриц

КАМ выгружает из сервиса «ST Веб-отчеты» информацию о матрицах в разрезе маршрутов: сеть / формат матрицы / артикулы / SKU.

KAM корректирует матрицу: выбирает введенные / выведенные товары и заполняет простой файл Excel: в одном столбце формат сети, в другом — артикул товара. Затем проверяет привязку матриц, и, при необходимости, назначает нужную матрицу сети конкретной торговой точке (по коду). Информация через «ST Веб-отчеты» загружается в «ST Чикаго», а оттуда — на планшеты полевых сотрудников.

chkz-5.png
Шаблон для загрузки матрицы сетевой торговой точки

Для того, чтобы процесс актуализации матриц шел непрерывно, мы еженедельно выпускаем отчет об актуальности каждой матрицы. Мы рекомендуем коллегам обратить детальное внимание на конкретную матрицу, если, по данным из системы:

  • за последнюю неделю не было отгрузок данного SKU в данную ТТ,
  • по информации от мерчандайзера товар выведен из матрицы.

В рамках проекта мы используем сканирование штрихкодов и бесшовный сценарий заполнения документа «Мерчандайзинг». Сотрудник подряд сканирует товары и не тратит время на поиск товара на полке и в МТ. Если мерчандайзер встречает на полке товар, который находится вне матрицы, то КАМу приходит алерт «данный товар вне матрицы, просьба внести в матрицу, так как товар сейчас находится в магазине».

При оптимистичном сценарии 3% OSA дает 1% товарооборота. Но мы не всегда можем напрямую повлиять на продажи, поэтому по факту показатели чуть меньше. Тем не менее в этом году топ-менеджмент «Черкизово» признал проект OSA стратегически важным. Поэтому мы продолжаем реализовывать все инновации в нашей системе.

Будущее системы аналитики в «Черкизово»

В ближайшее время мы перейдем на новую версию модуля отчетности. Это позволит оптимизировать и ускорить построение некоторых отчетов, а также снизить трудозатраты специалистов на разработку новой аналитики.

Менеджеры по продажам в сетевой канал — очень загружены, у них нет возможности много времени уделять изучению отчетов. Поэтому в новой версии «ST Веб-отчеты» мы планируем реализовать дашборд-панель по проекту OSA. Это будет панель, куда выводятся основные показатели с индикаторами. И с каждого показателя можно будет «проваливаться» в более детальный отчет, чтобы при необходимости разобраться в ситуации.




Вам также могут быть интересны статьи: