Кейс: ТК «АС» — запуск «ST Чикаго» своими силами
Торговая компания «АС» работает в дистрибуции продуктов питания в Астраханской, Волгоградской областях и Республике Калмыкия. Систему мобильной торговли «ST Чикаго» в компании внедряли без привлечения внешней проектной команды — работы вёл штатный ИТ-специалист Сергей, и от установки сервера до промышленной эксплуатации прошло около трёх месяцев. Ниже — фрагменты интервью, в которых он рассказывает, как это происходило.
С чего начиналась автоматизация
«Первую систему автоматизации мы внедрили еще в 2005 году. В те времена не было такого выбора, как сейчас. Основной функционал — это просто удаленный сбор заказа агентом и передача его в офис через интернет. Тогда и этого было достаточно.»
Рост компании сделал прежнюю схему узким местом:
«Часть заявок не успевали обрабатывать, что приводило к увеличению численности операторов, а также к необходимости агентам каждый день приезжать в офис или работать с торговыми точками удаленно, по телефону. Заказы в учетную систему попадали в конце рабочего дня, поэтому не все они могли быть удовлетворены. Возросли ошибки при переносе заявок в учетную систему, что приводило к дополнительным трудозатратам на исправление и негативно сказывалось на имидже компании.»
Критерии выбора продукта
«Для бизнеса основные критерии — это стоимость, функциональность, а также быстрая и качественная обратная связь в случае возникновения вопросов или проблем. Отделу продаж были важны настраиваемая отчетность, а также контроль местоположения торговых представителей.»
Для ИТ-специалиста, который понимал, что поддерживать систему предстоит ему, решающими оказались архитектура и возможность всё проверить заранее:
«Меня, как технического специалиста, прежде всего привлёк тот факт, что «ST Чикаго» использует современную базу данных на основе MS SQL Server, которая прекрасно масштабируется и оптимизируется, что со временем не будет узким местом. Кроме того, в состав комплекса входит «Рабочее место оператора», где осуществляется управление всеми данными и контроль всех параметров системы. Важную роль сыграла возможность ознакомиться с полнофункциональной версией продукта заранее — ограничения только по количеству агентов. Очень понравилось, что специалисты «Системных Технологий» помогли настроить даже демо, а также ответили на все вопросы.»
Как проходило внедрение
«В комплекте с программным продуктом шли все необходимые печатные инструкции с картинками. На первом же этапе у меня возникла проблема с установкой. Пришлось долго разбираться — нужно было понять логику работы системы. Но начинать всегда сложно: по мере того как начинаешь вникать, становится всё легче и легче. Тем более все возникшие вопросы решались очень оперативно — с помощью Skype, средств удаленного управления и подключения различных специалистов.»
Сроки проекта:
«Начальный этап установки сервера и всех его модулей занял около двух недель. Систему в опытную эксплуатацию получилось ввести за месяц, и где-то ещё столько же времени ушло на тестирование, доработку и стабилизацию.»
Главная точка притирки — обмен с учётной системой:
«Пришлось приспосабливаться к синхронизации «1С Управление Торговлей» 8.2 и офисной части «ST Чикаго», но в скором времени к регламенту все привыкли, и вопросы перестали возникать. В «ST Чикаго» обмен настраивается по расписанию, таким образом, существует промежуток между отправкой заявки агентом и ее попаданием в учетную систему.»
Как переводили торговую команду
«Запускали в работу не сразу. В период опытной эксплуатации «ST Чикаго» использовали всего два агента. Они с энтузиазмом отнеслись к автоматизации, помогали выявлять ошибки. Вместе с ними мы дорабатывали систему. После выявления всех узких мест мы запускали группы по пять-шесть человек. Обычно через два-четыре часа агент осваивал все возможности программы и был готов к самостоятельному выезду в «поле». Чтобы облегчить процесс обучения, я написал небольшую инструкцию с картинками, где были показаны основные принципы работы.»
Сопротивление было — и оно оказалось преодолимым:
«Были и такие сотрудники, которые с трудом переходили на «ST Чикаго». Им было тяжело перестроиться, потому что логика программного продукта отличалась от привычной. Но со временем даже такие консервативные и скептически настроенные агенты признали, что по функциям, удобству и скорости новая система превосходит предыдущую.»
Отдельный приём, который сильно упростил обучение при внедрении своими силами:
«На планшетный компьютер «полевого» сотрудника устанавливается мобильное приложение с отключенной возможностью синхронизации. Это позволяет агенту проводить «боевые» тренировки на полностью рабочей системе без страха испортить что-то или повредить основную базу данных. Это очень помогает при обучении.»
GPS-контроль и маршруты
««ST Локатор» нужен для недисциплинированных «торговых». GPS-контроль помогает разобраться, как работал агент: дома на диване или в «точке» у клиента. Теперь сотрудники знают, что программа отслеживает не только время, но и место, из которого был сделан заказ. У них не возникает желания отклониться от маршрута или положенного рабочего графика без причины. Построение маршрутов позволяет без проблем и дополнительных затрат времени проводить ротацию кадров: новый агент получает уже готовый отлаженный маршрут.»
Оборудование
«В основном мы используем мобильные устройства известных марок: Samsung, Acer, Huawei. Главные критерии при выборе — надежность и продолжительность автономной работы.»
Совет тем, кто планирует внедрять самостоятельно
«Прежде всего, нужно верить в свои силы и не бояться трудностей. Чем сложней задача, тем она интереснее, и тем сильнее её выполнение повысит ваш уровень.»
Беседовала Людмила Некрутюк
Торговая компания «АС» — это:
- распределительный центр площадью 8000 м², в состав которого входят складские помещения с контролируемым температурным режимом от +10 до −20 °С, зоны приёма, комплектации и временного хранения товара;
- 3 склада оптовой торговли с выставочными залами;
- парк автомобилей (ГАЗ, «ГАЗель», «Валдай», MAN, DAF, Volvo), оснащенных холодильным оборудованием;
- более 3 000 клиентов, среди которых крупные торговые сети «Лента», «Пятёрочка», «Ман», «Радеж», «Карусель»;
- поставки товаров по прямым дистрибьюторским контрактам с крупнейшими российскими и зарубежными производителями;
- ассортимент — около 3 000 наименований;
- собственная торговая марка «Провинциальная коллекция».
