Как сэкономить на внедрении — Системные Технологии

Сразу оговоримся, внедрить продукт “ST-Мобильная торговля” не сложно даже без нашей помощи. С этой задачей вполне справится специалист "средней руки". Техническая сторона внедрения понятна и прозрачна. А мы постоянно улучшаем автоматизированную инсталляцию и формализуем процесс (по принципу “делай раз, делай два и т.д.”).
В тоже время, у внедрения своими силами и у внедрения силами приглашённых специалистов есть свои преимущества и недостатки. Между двумя крайностями лежит золотая середина (у каждого своя), которая соединяет вместе лучшее от обоих подходов.


Этапы внедрения.

Предположим, что само решение внедрить программный продукт Вами принято.
Внедрение состоит из нескольких этапов:
  1. Предварительное обследование Вашей организации и Ваших бизнес процессов для более точной постановки ТЗ.
  2. Формализация и согласование ТЗ.
  3. Подбор оборудования.
  4. Интеграция нашего решения с Вашей учётной системой.
  5. Инсталляция системы на площадке Клиента.
  6. Обучение агентов.
  7. Запуск в опытную эксплуатацию.
  8. Решение возникающих в процессе опытной эксплуатации проблем.
  9. Перевод системы в промышленную эксплуатацию.

На финише Вы получаете изменённую легко управляемую структуру, производительность которой выросла на десятки процентов, степень контроля и дисциплина в которой изменились в разы, а потери товара, времени, денег сократились радикально. Многие материальные расходы (бумага, мобильная связь, лишние машино-километры и т.д.) просто исчезли. И, при этом, управленческие расходы (человеко-часы управленцев), потраченные на поддержание работы бизнеса серьёзно сократились! Новая структура отобьёт все Ваши инвестиции за два-три месяца. А иногда и за несколько недель – это уже зависит от Ваших конкретных условий.
Но само внедрение ещё только предстоит...

Что, собственно, делать-то?

Давайте внимательно взглянем на каждый пункт:

  1. Скорее всего, Ваша компания имеет более-менее типовые бизнес процессы и, таким образом, можно ограничиться ответами на набор стандартных вопросов:
    • Организационная структура.
    • Организация БП в мобильной торговле.
    • Организация Вашего учёта (для этого нам необходимо получить доступ, например, к Вашей конфигурации 1С).
    • Отчётность, необходимая Вам для работы.                                         
    • Мы можем оценить достаточность ответов и помочь уточнить вопросы, если мы с Вами вместе наткнёмся на какие-то важные черты или особенности. 
  2.  Согласование ТЗ – ответственный и трудный шаг. Клиенту обычно не хочется старательно въезжать в документ. Он исходит из того, что раз заплачены деньги, то должен получить результат без усилий со своей стороны. Он ведь и платит, чтобы избавиться от головной боли… Многие клиенты подмахивают документ не глядя, полагаясь на честность и порядочность Исполнителя. И вместе с Исполнителем попадают в ловушку. Потому что дело не в честности – подписываясь под ТЗ, клиент подтверждает, что Исполнитель действительно понял всё, что ждёт от него Клиент, правильно. Что недоразумений не возникло. Бывает, что это не так. Этот этап нужен, чтобы избежать будущих потерь в процессе реализации Проекта. Исправлять допущенные на стадии реализации ошибки гораздо дороже, чем избежать их, ответственно относясь к процедуре согласования.
  3. Оборудование. Довольно простой вопрос. У нас есть ограниченный список рекомендуемых моделей, из которых и можно выбрать. (О принципах подбора оборудования рекомендуем почитать здесь.) 
  4.  Интеграция, наверное, наиболее технически сложный вопрос. Во всяком случае, он требует от Исполнителя наибольшего количества труда. Это обычная работа программиста. Написание кода, его отладка. Ещё в правильном случае процесс должен сопровождаться предъявлением клиенту промежуточных результатов и согласованием возможных изменений в ТЗ (в процессе получения этих промежуточных результатов Клиент может осознать новые возможности и новые бонусы, которые он может получить от внедрения, если чуть переиначит постановку задачи). Результат – техническое решение, обеспечивающее работу подсистемы “ST-Мобильная торговля”, как части общей информационной системы предприятия.
  5. Инсталляция системы. На этом этапе решаются технических вопросы, связанные с установкой и настройкой комплекса "ST-Мобильная торговля" и установкой дополнительного, необходимого для работы комплекса, стандартного ПО Microsoft (в тех случаях, когда по каким-либо причинам оно не установлено ранее). Это некоторые сервис-паки, MS ActiveSync и MS Framework .NET, при отсутствии которого инсталлятор сообщит об этом и поможет в его установке.
    Обычно проблем не возникает, и всё можно установить, следуя инструкциям, которые будет выдавать мастер установки. Однако можно столкнуться с особенностями политики безопасности или конфигурации файервола, которые потребуют квалификации выше квалификации продвинутого пользователя. Может даже потребоваться вмешательство местного сисадмина.
  6. Основная трудность этапа обучения состоит в том, что люди учатся неохотно. Им нужен контролёр и наставник, который понимает слабости конкретного ученика и может помочь ему их преодолеть. В принципе, при достаточном количестве материалов человек может научиться самостоятельно. Но много ли мы знаем людей, которые, например, экстерном закончили ВУЗ? Обычно человеку нужен наставник, который ведёт его от вешки к вешке и проверяет готовность к каждому следующему шагу.
    Есть и ещё один важный аспект. Обычно после окончания обучения и сдачи формальных тестов у ученика появляется иллюзия, что ему всё ясно. Вопросы возникнут, когда агент окажется в поле, без преподавателя рядом. Поэтому для быстрого выхода команды на стопроцентную эффективность, внедренец обычно находится на месте ещё несколько дней после запуска доставки и решает, в частности, проблемы дообучения агентов, разбирая с ними приёмы разрешения конкретных ситуаций, возникших у них на маршруте.
  7. Запуск в опытную эксплуатацию – здесь всё понятно. Это - технический запуск системы. Все технические механизмы работают. Все поехали с КПК и работают только через них. Специалист разрешает возникающие при этом проблемы. Как технические, так и человеческие. 
  8. Перевод в промышленную эксплуатацию. Это одномоментное действие происходит, когда мы решили, что система внедрена и функционирует нормально. Мы фиксируем этот факт, например, подписанием Акта о выполненных работах. После этого система переводится в режим сопровождения.

Внедряет Исполнитель.

Если Исполнитель делает всё от начала до конца, то обычно бюджет внедрения приблизительно равен необходимому времени, умноженному на ставку, по которой предприятие продаёт часы своих специалистов. Конечно, в этом случае большая часть ответственности за конечный результат ляжет на Исполнителя. Однако, в любом случае, не вся. Не буду вдаваться в детали, но если, например, все обученные нами торговые уволятся в течение недели, работоспособность системы нарушится. И вряд ли это будет наша ответственность…

Ещё один аспект. Наш специалист готов к героическому труду и, если нужно делать работу быстро, он будет вкалывать по 14 часов. Но обеспечьте его комфортными условиями, чтобы за свои деньги получить максимально возможный результат:

  • Обеспечьте его рабочим местом и доступом в Интернет (последнее чрезвычайно важно!);
  • Довезите его до работы утром и в гостиницу поздно вечером;
  • Позаботьтесь не только об обеде, но и об ужине, если он задержится до поздна (ведь ему Ваш город незнаком);
  • Если необходимо, обеспечьте его возможностью работать в выходные.

Всё это ускорит внедрение системы и возврат Ваших инвестиций.

Сделай сам!

Однако вернёмся к главной теме. Часть работ Клиент легко может выполнить сам. Преимущество самостоятельного внедрения – это не только сэкономленные деньги. По мере использования продукта, Вы увидите для себя новые возможности для увеличения эффективности. Если продукт внедрён самостоятельно, то Вы сможете достаточно быстро без нашей помощи перестраивать и адаптировать свои бизнес процессы для достижения наилучших результатов.

Ещё раз: систему без особого труда может внедрить любой IT специалист средней квалификации. Другое дело, что иногда самостоятельное внедрение затягивается на месяц и более (абсолютный рекорд – почти 4 месяца!). Однако, это происходит потому, что местный специалист занимается им между делом, так сказать, по паре часов в неделю. При сосредоточенной работе любое внедрение от начала работ до готовой функционирующей системы займёт несколько недель. Поэтому, если у Вас есть IT специалисты, которым Вы доверяете, а у них есть пара-тройка недель свободного времени, обращайтесь к ним – и они с нашим удалённым сопровождением всё легко сделают…

Некоторые работы действительно оптимально поручить Исполнителю. Например, интеграцию “ST-Мобильная торговля” с УС Клиента. Наши специалисты делали это не раз, хорошо знают, как работает обмен, имеют различные уже проверенные в бою наработки. Поэтому, даже более высокая почасовая оплата оправдана большей эффективностью и снижением рисков. Кроме того, это самый узкий этап всего внедрения. Ведь от качества написания алгоритмов взаимодействия учетной системы Клиента и «ST-Мобильная торговля» зависит удобство работы конечных пользователей, гибкость масштабирования и удовлетворения будущих функциональных потребностей, скорость работы системы.

А есть работы, которые, и впрямь, удобно сделать своими силами, поскольку, с одной стороны, их можно сделать по ходу основных обязанностей, между делом, а с другой, Ваши специалисты лучше знают свою компанию. Например, если нам для предобследования придётся пообщаться с рядом заинтересованных (и, вероятно, довольно занятых сотрудников компании), то Вы основные вещи можете написать прямо из головы. Мы же можем выступить рецензентами и контролёрами качества.

Или инсталляция. Она настолько автоматизирована и формализована, что с ней справится любой подкованный специалист. Тем более, с нашим удалённым сопровождением.

Заметим, что ежемесячный эффект от внедрения в небольшой компании обычно исчисляется несколькими тысячами долларов. То есть, каждый день задержки обходится компании в кругленькую сумму. Поэтому нужно искать не только самый дешёвый, но и самый быстрый путь внедрения. И, иногда это “Сделай сам”. Поскольку, все наши внедренцы в ближайшие недели могут оказаться заняты - такое порой бывает…
Кроме того, специалист, внедривший систему и находящийся на месте, обеспечит более оперативное решение возможных проблем.


Наименование
работ
Наши
человеко-
часы
Ваши
человеко-
часы
Рекомендация по
самостоятельному
внедрению
Предварительное обследование
8-1616-242
Формализация и согласование ТЗ8-1216-202
Подбор оборудования
2-3
10
1
Интеграция с учётной системой40-50От 1202
Инсталяция системыОт 48-124
Обучение агентов8165
Опытная эксплуатацияОт 16От 403
Перевод в промышленную эксплуатацию20,55

В таблице изложено наше субъективное мнение о сложности того или иного этапа. В столбце по пятибалльной шкале отмечены наши рекомендации, где “1” означает, что трудности, с которыми Вы можете столкнуться на данном этапе и возможные риски затягивания внедрения - критичны и ведут к слишком большим прямым издержкам и упущенной выгоде. “5” значает, что выгоды от самостоятельной реализации этапа превышают минусы. “4” значит, что, наверное, мы сделаем работу быстрее и с меньшим количеством проблем, но принципиальных трудностей у Вас не возникнет. Ну потратите несколько больше своего времени… “3” – эту работу мы препочли бы сделать сами, чтобы избежать рисков, но, в общем, при должной настойчивости и потратив больше своего времени Вы справитесь не хуже нас. “2” – лучше, если мы сделаем это сами. Если же принято принципиальное решение внедрять самому, то желательно очень тщательное удалённое сопровождение.

Одна из проблем удалённого сопровождения – рост затрат на коммуникации. Здесь речь не только о стоимости междугородных переговоров. Иногда, то что при личном контакте потребовало бы нескольких минут, при удалённой коммуникации займёт несколько часов.

Например, при возникновении проблемы на месте, вот - она (увидел и работай). Если же мы получили информацию удалённо, то проблему нужно воспроизвести. Смоделировать точно такие же условия, повторять те же действия. Однажды нам понадобилось несколько дней на то, чтобы повторить ошибку - наш Клиент упускал по непониманию существенные условия для её воспроизведения.


Выводы

Все внедрения, проведённые Клиентами самостоятельно, с нашими консультациями по телефону и электронной почте (а их было несколько десятков) – чрезвычайно успешны!

Самостоятельное внедрение приводит к некоторым неудобствам (их уровень будет зависеть от квалификации специалистов). Однако, выгоды, которые оно даёт (экономия денег, более быстрое решение будущих проблем и т.д.), вполне покроют Ваши дополнительные хлопоты.

Наши предложения


Исходя из вышеизложенного, мы рекомендуем подходить к реализации проекта одним из следующих способов:

  1. Весь проект делаем мы. Это - качественно и быстро, хотя и не так дёшево, как внедрять самому. К тому же к стоимости работ добавится стоимость проезда и проживания нашего специалиста.
  2. Распределяем работы между нами и Вашим техническим специалистом. Наибольший выигрыш от нашего участия Вы получите, если поручите нам предварительное обследование, формализацию и согласование ТЗ, разработку интеграции с вашей учетной системой и подбор оборудования. А инсталляцию, обучение и запуск проекта разумно сделать самим. Данный вариант не требует нашего выезда. И позволит Вам руками «пощупать» систему, сделает Вас её уверенным администратором.
  3. Весть проект делается вашим техническим специалистом при нашей удаленной поддержке. Это самый дешевый вариант, но в тоже время он может оказаться самым медленным и рискованным. Хотя может и не оказаться, если квалификация Ваших специалистов высока. И ещё, если у них есть свободное время и они не завалены текучкой по самое "не хочу".

На практике реализуются все три варианта. Их плюсы и минусы необходимо рассматривать применительно к каждой конкретной ситуации. По нашему субъективному мнению, наиболее универсальный (и рекомендуемый нами) вариант – второй.
В любом случае, не боги горшки обжигают. Все попытки самостоятельного внедрения за всё время нашей работы - исключительно удачны! Это о чём-нибудь да говорит.

Логин:
Пароль:
Забыли пароль?