Автоматизация, как необходимость и тенденция рынка FMCG в жестких условиях — Системные Технологии

Автоматизация, как необходимость и тенденция рынка FMCG в жестких условиях

Источник: журнал «Спиртные напитки и пиво», №22(203)

Согласно данным аналитических агентств, за последний год особенно сильно увеличилась доля иностранных компаний, занимающихся дистрибьюцией на российском рынке. Так, их доля в алкогольном бизнесе за последние годы выросла до 10%.

При таком раскладе сил отечественный продавец зачастую оказывается не в самом выгодном положении; причина тому — вовсе не качество продаваемых товаров (которое не уступает зарубежному), а эффективность работы.

Одно из преимуществ любого игрока на рынке — оперативность. Скорость и мобильность достигаются за счет автоматизации бизнес-процессов. Это как раз сильная сторона западных компаний — процессы автоматизации начали внедряться на Западе гораздо раньше.

Таким образом, ужесточение конкуренции с западными компаниями, пришедшими на рынок, заставляет многие компании серьезно задумываться о комплексной автоматизации предприятия.

Как показывает практика, любая автоматизация эффективна только тогда, когда в ее основу положена правильная технология, проверенная в реальном бизнесе, и когда эта технология может оперативно меняться в соответствии с требованиями бизнеса.

Система автоматизации «ST—мобильная торговля» уникальна как раз тем, что она создана на основе реального торгового бизнеса и до сих пор постоянно проверяется и развивается на рабочем «полигоне» — торговом проекте группы компаний «Системные Технологии».

Независимо от того, собираетесь ли Вы оптимизировать бизнес-процессы прямой доставки, сбора предварительных заказов или обеспечить удобный и эффективный сбор маркетинговой информации для мерчандайзинга, решения компании «Системные Технологии» будут способствовать осуществлению каждого вашего шага.

«ST—Мобильная торговля» — это уникальный комплекс, объединяющий в единое целое данные бухгалтерского, оперативного, складского и статистического учетов с информацией на карманных переносных компьютерах (КПК) торговых агентов.

Компания «Системные Технологии» не только продает и внедряет систему автоматизации торговых представителей, но и помогает правильно настроить и понять, собственно, объект автоматизации. Вместе с программой «ST – Мобильная торговля» ее покупатели получают и технологию работы с торговыми представителями, которая создавалась и оттачивалась в течение более чем пяти лет.

Что это такое?

Так что же такое «ST—Мобильная торговля»?

Программно-аппаратный комплекс автоматизации систем мобильной торговли представляет собой программный пакет, который состоит из двух частей:

1. Серверной части, устанавливающейся на рабочую станцию в офисе и обеспечивающей подготовку, обработку, анализ и обмен данными между корпоративной учетной системой предприятия и КПК торгового представителя.

2. Мобильной части «ST—Мобильная торговля», — которая устанавливается на КПК и автоматизирует работу выездного агента или торгового представителя.

Решение ваших проблем

Автоматизированная система мобильной торговли позволит вам:

  • - Увеличить объемы реализации продукции на 30-90%, в каждой компании по-разному, в зависимости от того какие бизнес-процессы автоматизированы.
  • - Принципиально поднять производственную дисциплину, посредством усиления контроля над деятельностью торгового представителя.
  • - Реализовать более гибкие и эффективные мотивационные схемы персонала за счет детальной информации по деятельности каждого торгового представителя.
  • - Эффективно контролировать и резко снизить дистрибьюторскую задолженность.
  • - Резко снизить временные затраты на формирование регламентированной документации, ввод данных, обслуживание клиентов, обработку информации.
  • - Оперативно получать достоверную маркетинговую информацию о динамике продаж своих товаров и товаров конкурентов.
  • - Жестко контролировать розничные цены.
  • - Существенно снизить транспортные расходы.
  • - Быстро продвигать новые торговые марки.

Как это работает?

Рассмотрим пример организации рабочего дня на предприятии, использующем «ST – Мобильная торговля». Здесь вы можете увидеть, как организован рабочий день торгового агента и оператора, а также видимую часть удобств и возможностей, которые приобретает организация после внедрения нашего комплекса.

Погрузка

Накладные на загрузку машин со склада формируются перед выездом торговых агентов на маршрут. Для этого система формирует заявки агентов, составленные ими накануне с помощью карманных компьютеров и выгруженные в систему вместе с данными о дневных продажах. На основании сформированного набора наименований продуктов производится печать документов на отгрузку.

Если компания не использует в своей деятельности такой бизнес-процесс, как предзаказ, то вид и количество продаваемых товаров, определяются в конкретной торговой точке. В переговорах торговому агенту помогает информация, которая позволяет даже неопытному сотруднику выглядеть экспертом в глазах клиента.

  • О регулярном объеме продаж,
  • Об ассортименте продаж в данной точке,
  • О платежной истории клиента,
  • Об индивидуальных скидках и т.д.
  • О рекомендованном объеме поставок, который система в состояние спрогнозировать на основе информации полученной ранее в этой торговой точке.

Всю эту информацию он получает из своего карманного компьютера.

Торговля

При этом расчеты с учетом сложных скидок, а в конкретных случаях и индивидуальных договорных условий, производятся автоматически и лишь контролируются агентом. Все необходимые документы могут быть распечатаны на месте при помощи принтера:

  • накладная на отгрузку,
  • счет-фактура,
  • приходный кассовый ордер формируются на месте с использованием загруженной в карманные компьютеры информации. Таким образом, изготовление бумажных форм занимает не более минуты.

Система организована таким образом, чтобы исключить возможность допущения ошибок торговыми агентами при внесении данных. К тому же, корректность введенных в карманный компьютер данных, фактически, проверяет покупатель на основании предъявленных ему печатных форм. В случае если акт продажи не состоялся, торговый агент отмечает в своем компьютере причину неудачи, что позволяет ему перейти к следующей торговой точке. Возможен вариант, когда торговому представителю даны права не придерживаться определенного маршрута или определенной последовательности посещения торговых объектов. Предоставление различных прав торговому представителю находится на усмотрение супервайзера, который знает каждого агента и четко представляет себе какие права ему можно доверить.

В реализованном нами проекте прямой доставки за 6 часов на маршруте торговый агент посетил 35 точек, полностью и детально оформляя все необходимые документы в каждой из них. Таким образом, торговый агент получает удобный инструмент для более эффективной работы, а менеджер офиса - контроль, над всеми его перемещениями, целевым использованием рабочего времени и автотранспорта.

Важным элементом планирования является составление уже упоминавшейся заявки торгового агента. Заполнение этой формы сделано максимально удобным для пользователя. При выгрузке информации с КПК, все данные о продажах и оформленных на маршруте документах мгновенно переносятся в корпоративную учетную систему предприятия. На их основании формируются документы центральной базы предприятия.

Оператор

Установка «ST – Мобильная торговля» позволяет кардинально изменить характер работы оператора.

Теперь смысл работы оператора не состоит во внесении в систему информации о дневных продажах агентов на основе привозимых печатных документов, т.к. информация с КПК агентов, практически мгновенно, переносится в общую базу данных. После выгрузки данных возможно немедленное получение разнообразных форм аналитических и синтетических отчетов за любой произвольный период времени, которые позволят откорректировать стратегию, тактику продаж и добиться получения максимальной прибыли.

«ST – Прямые продажи»

Установка модуля «ST—Прямые продажи» обеспечивает значительное увеличение объема продаж, контроль над рынком, мгновенное получение информации, контроль над ценами, возможность быстрого внедрения на рынок новых торговых марок и многое другое.

«ST—Прямые продажи» автоматизирует процессы отгрузки товара покупателю и получения денежных средств от покупателя во время прямой доставки товара. Модуль обеспечивает несколько видов продажи: быстрые продажи (продажи с оплатой при отгрузке); продажа товара по предоплате; продажа с отсрочкой платежа.

«ST – Предзаказ»

При использовании модуля «ST – Предзаказ» торговый представитель получает возможность резервировать товары в реальном времени. Торговый агент собирает заявки с торговых точек на поставку определенных товаров, после чего он синхронизируется с серверной частью системы с помощью мобильного телефона и получает реальные складские остатки на данный момент. При этом происходит автоматическое резервирование товара на складе, в случае если заказ подтвержден, а в случае если товара на складе не оказалось или его количество не достаточно для удовлетворения заказа система оповещает торгового представителя по каким именно позициям невозможно резервирование, при этом происходит процесс обновления складских остатков.

«ST – Мерчандайзинг»

При использовании модуля «ST – Мерчандайзинг» торговый агент во время посещения торговых точек заполняет электронную форму. В форме указываются наличие товара в торговой точке, количество этого товара, его фейсинг, глубина выкладки, уровень розничных цен, оформление прилавков и витрин и т.д. Форма сконструирована таким образом, что ее заполнение занимает не более двух минут, т.е. практически не отнимает времени у агента. В последствии информация по всем торговым агентам, а, следовательно, по всем точкам на маршрутах, сводится в единую базу данных и обрабатывается.

Таким образом, технология «ST – Мерчандайзинг» позволяет решить вопрос получения информации о состояние розничных остатков и тенденциях на рынке, получить эффективный инструмент планирования и контроля различных мер по стимуляции продаж, эффективно использовать инструменты мерчандайзинга, но и, вместе с тем, сэкономить на затратах, связанных с привлечением дополнительного персонала и сторонних маркетинговых организаций.

«ST—Опросный лист»

Модуль предназначен для сбора статистической информации различного типа — текстового, числового, логического и др. Он осуществляет сбор разнотипной информации по списку объектов.

«ST – Опросный лист» является модулем «ST—Мобильная торговля». В качестве входных и выходных данных используются данные в стандартном формате. Входные данные подготавливаются учетной системой предприятия.

Результаты работы могут быть выгружены при помощи пакетной выгрузки данных.

Система позволяет централизованно создавать опросные листы в учетной системе, а затем передавать их агентам на КПК для заполнения непосредственно в торговых точках. Собранная агентами информация выгружается в учетную систему предприятия и дает возможность иметь актуальную информацию о работе агентов, активности конкурентов на рынке, о ценах и остатках товаров конкурентов и т.п. Полученная информация может сопоставляться и анализироваться с данными отделов мерчендайзинга, что позволит выявить недостатки в работе агентов, дать рекомендации по продвижению товара и т.п.

Модуль позволяет осуществлять сбор информации и по другим категориям, которые могут участвовать в учете и анализе. Имеется возможность одновременного заполнения ряда тем по объединенному списку.

Опросный лист состоит из нескольких тем. Тема представляет собой одно из направлений опроса. Темой может быть, например, «Цена».

В каждой теме содержится список предметов. Предметом может быть товар, услуга, какая-либо другая характеристика, по которой собирается информация. «ST – Опросный лист» является реальным инструментом, помогающим провести различные социологические и маркетинговые опросы.

При работе с программой сначала необходимо выбрать шаблон опросного листа.

В списке на КПК отображаются только те шаблоны опросных листов, которые соответствуют категории торговой точки, где производится опрос. Доступность опросного листа можно ограничить его сроком действия.

Из списка, доступных для заполнения, можно выбрать тему (направление) опроса. Доступность темы определяется сроком действия. При этом она может быть назначена обязательной для заполнения, то есть без ее заполнения нельзя сохранить документ.

Модуль поддерживает возможность выбора нескольких тем для одновременного заполнения. В этом случае заполнение тем происходит по объединенному списку предметов.

При заполнении опросных листов по спискам предметов программа поддерживает различные элементы редактирования, в зависимости от типа данных редактируемого предмета. Это может быть «флаг» (для логического типа), калькулятор (для числового типа), встроенная клавиатура (для строкового), выпадающий список с возможными значениями (для перечислимого), календарь (для даты).

При создании и заполнении опросного листа могут возникать условия, на которые захочет повлиять пользователь. В «ST—Опросный лист» для этого предусмотрен механизм вызова пользовательских функций на языке JavaScript.

Такие функции вызываются при инициализации начальных значений для всех предметов темы и при изменении их значений.

Объектная модель модуля предоставляет возможность доступа ко всем необходимым атрибутам темы и предметов, их изменения. Это дает возможность службе поддержки пользователя гибко настраивать поведение объектов модуля, не привлекая к этому разработчиков.

Реализована возможность включения в тему предметов различного типа для использования модуля при социологических опросах, где в теме могут содержаться предметы самого разного характера. Введен тип данных «время» или любой другой тип.

Когда это окупится?

После изучения технологии автоматизации мобильной торговли, предлагаемой нами, у Вас может возникнуть вопрос: «Сколько денег мне принесет Ваша система?»

«ST – Мобильная торговля» обеспечивает экономию во многих областях.

Прямые сбережения:

  • Физическое увеличение количества посещаемых точек за день, а соответственно и объема продаж;
  • устранение ручного ввода данных о ежедневных продажах штатом операторов;
  • устранение рукописных заказов и счетов, сокращение времени на точке продажи;
  • сокращение времени отчета продавца в конце дня;
  • точная оценка и выписка счета-фактуры избавляет вас от дорогостоящего поиска ошибок оперативного учета.

Внедрив систему, вы сэкономите и на том, что сможете просто не приобретать дополнительные автомобили для увеличения объема продаж вашей компании. Вы сохраните деньги на альтернативных издержках связанных с обслуживанием не купленных автомобилей (регулярные техосмотры, замена резины с зимней на летнюю, страховка и т.д.) и зарплатой дополнительно нанятого персонала.

Согласно подсчетам, благодаря применению системы производительность оператора корпоративной учетной системы предприятия возрастает в десятки раз, т.к. выгрузка данных с КПК торгового представителя в учетную систему занимает не более 20 секунд. Кроме того, с переходом на нашу систему Вы снизите издержки на управление (отказавшись от услуг 1 или 2 супервайзеров) и сэкономив на их зарплате.

Что вы получаете?

Теперь посмотрим под другим углом на «ST—Мобильная торговля». Что приобретают благодаря установке системы собственник предприятия, генеральный директор, менеджер проекта или ваши клиенты?

Собственник / Генеральный директор:

  • значительное увеличение объемов реализации;
  • существенное сокращение издержек;
  • оперативный доступ к информации;
  • резкое снижение дебиторской задолженности;
  • планирование и прогнозирование деятельности;
  • оптимальное взаимодействие между всеми участниками процесса доставки;
  • инструмент быстрого внедрения на рынок новых марок;
  • эффективный мерчандайзинг;
  • информационную безопасность;
  • высокотехнологичный бизнес-процесс;
  • контроль:
    • изменения объемов продаж,
    • положения на рынке,
    • рабочего времени и деятельности персонала,
    • задолженности покупателей;
  • качество обслуживания;
  • гибкое ценообразование;
  • менеджмент взаимоотношений с клиентами (CRM);
  • лояльность потребителей.

Менеджер/супервайзер:
контроль:

  • изменения объемов продаж,
  • положения на рынке,
  • рабочего времени персонала,
  • задолженности покупателей,
  • планирования и прогнозирования объемов продаж,
  • реализации систем мотивации на основе достоверных данных по персоналу.

Торговый агент:

  • радикальное увеличение производительности,
  • автоматическое формирование всех бумажных документов,
  • автоматическое проведение сложных расчетов,
  • устранение ошибок на маршруте,
  • четкий график посещения клиентов,
  • высокую мотивацию труда,
  • контроль кассы и товарных остатков в автомобиле агента,
  • сбор данных по предварительному заказу (ST – Предзаказ).

Учет:

  • высокую производительность,
  • отсутствие ручного ввода данных в учетную базу,
  • гибкий обмен данных между частями системы в режиме реального времени,
  • устранение ошибок ввода,
  • актуализацию отчетности за счет резкого ускорения внесения данных в учетную базу.

Склад:
эффективное управление товаропотоками в разрезе аналитики:

  • статуса принадлежности предприятию и собственников товара (собственный/несобственный/комиссионный, кому именно принадлежит),
  • качественного статуса (годный/брак),
  • даты поступления на склад,
  • номера импортной ГТД,
  • сроков годности.

Ваши потребители:

  • надежного поставщика;
  • четкое выполнение заявок:
    • в нужном объеме,
    • точно в срок;
  • сокращение издержек;
  • индивидуальный подход:
    • гибкие формы оплаты,
    • индивидуальные скидки,
    • различные формы заявок;
  • возможность сокращения количества поставщиков;
  • качество обслуживания.

Мнение

Все эти цифры и расчеты — отнюдь не просто слова.

В каждом нашем номере мы будем знакомить вас с мнением тех, кто уже внедрил систему «ST—Мобильная торговля» и смог по достоинству оценить все преимущества работы с ней.

Генеральный директор ООО «Гамма Торгсервис» Беляков Д.А.:

«Проект автоматизации торговых представителей (ТП) был начат в нашей компании в марте 2004 года. Первоначально был приобретен один комплект системы «ST – Мобильная торговля» для автоматизации процесса сбора предварительного заказа.

Внедрение осуществлялось самостоятельно специалистами нашей компании. На первичном этапе внедрения присутствовал специалист компании «Системные Технологии». Внедрение первого комплекта было осуществлено за две недели.

Первые результаты работы показали высокую эффективность решения: эффективность работы торгового представителя на маршруте увеличилась в два раза (вместо 15 торговых точек за то же время он стал посещать 30) — поэтому было принято решение о расширении проекта автоматизации ТП до 18 мобильных мест.

Подключение автоматизированных мест для автоматизированных ТП было осуществлено за несколько дней. Сейчас на маршруте автоматизированные ТП используют модуль «ST—Предзаказ» для автоматизации сбора предварительных заказов.

За год работы системы можно сказать следующее: решение «ST—Мобильная торговля» позволило реализовать важные задачи нашей компании, связанные с экспансией на региональный рынок.

В результате внедрения системы без увеличения штата нам удалось увеличить количество обслуживаемых точек в два раза. Увеличилась скорость и точность обработки заказов, процент реализации заказов повысился с 80 до 90%. При увеличении количества обслуживаемых точек количество операторов сократилось с шести до двух человек. Объем продаж в результате внедрения системы увеличился в два раза.

В ближайшее время мы планируем приобрести дополнительные лицензии и довести количество автоматизированных ТП до тридцати.



Логин:
Пароль:
Забыли пароль?