Шелл: 98% точности для BI — Системные Технологии

Шелл: 98% точности для BI

Рубрика: Мобильное решение 23.08.2017

Текст: Татьяна Беспалова

Торговые команды «Шелл» автоматизировать пока не удалось — из-за возражений дистрибьюторов. Зато DMS-система консолидации данных о дистрибуции внедрена с максимальной эффективностью. Точность данных автоматически поддерживается на высоком уровне, а поступающая информация используется не только для принятия оперативных и управленческих решений. Рассказывает Зумрат Мурадова, бизнес-аналитик концерна «Шелл», менеджер проекта.


Зумрат Мурадова,
бизнес-аналитик концерна «Шелл»

Проблема: консолидировать данные о дистрибуции

Продукция «Шелл» представлена в большинстве регионов России: 50 дистрибьюторов покрывают территории либо силами торговых представителей, либо через оптовиков. Каналы продаж классифицируем в направлении b2c на автомагазины, куда люди приезжают за маслом, и сервисные станции, куда клиенты приезжают за услугой. В направлении b2b мы поставляем смазочные материалы для промышленных предприятий и транспортных компаний.

Раньше мы работали с неспециализированной системой автоматизации продаж. Получали намного меньше информации, чем требовалось, данные обновлялись раз в месяц. Можно сказать, что мы практически не имели представления о том, что происходит на рынке. Но этот опыт дал понимание, какие цифры хотим видеть и какой именно инструмент нам нужен. В 2014 году «Шелл» начал проект, в ходе которого планировалось автоматизировать сбор данных от дистрибьюторов и работу торговых представителей.

Если не заложить какие-то моменты на этапе подготовки проектной документации, потом придется перестраивать архитектуру системы, стоимость проекта возрастет. Поэтому мы заранее сформулировали порядка 70 жестких требований к функционалу решения, качеству внедрения и пользовательскому интерфейсу.

Разделили их на критически важные, «хотелки» (то, что не принципиально, но здорово было бы иметь) и функции, которые используются крайне редко. Организовали тендер, отобрали поставщиков и провели пилоты на трех дистрибьюторах. Лучший результат был у «Системных Технологий», и это — единственная компания, которая сама предложила проводить сверки данных от дистрибьюторов, поняв, насколько для нас принципиален вопрос точности данных.

Оперативно: Эффективность DMS

Сейчас все наши дистрибьюторы охвачены системой «ST Чикаго DMS», центральный офис ежедневно получает полный набор данных со всех каналов. Мы понимаем объемы продаж у каждого партнера, качественно планируем отгрузки.

Самый яркий пример изменений — маркетинговые активности. Раньше нам приходилось месяц ждать данные о текущей акции, при подсчете результатов могло выясниться, что информации не хватает. Сейчас мы намного эффективнее и быстрее: данные обновляются ежедневно, мы оперативно меняем условия, если требуется. Закономерно выросла клиентская лояльность: участники акций сразу видят, сколько баллов они заработали и на какие подарки могут их обменять.

Эффективность промо-акции «Модель BMW M в подарок» отслеживается с помощью «ST Чикаго DMS».

Та же ситуация с расчетами стоимости инвестиционных контрактов. Специалистам приходилось месяц ждать ответа на запросы, например, «почему по клиенту, которому выдали инвестиционный контракт, нет продаж». Теперь менеджер может заходить в систему и самостоятельно мониторить ситуацию.

Мы настаиваем на развитии собственной клиентской базы, а дистрибьютору проще продать большой объем в опт, перенести оптовых клиентов в другие каналы продаж и отчитаться о выполнении плана. С помощью данных из «ST Чикаго» выявляем манипуляции с оптовиками и боремся с ними.

Качественные данные для BI

«Запустить проект без команды на заказчике невозможно», — говорили и коллеги из «Системных Технологий», и представители FMCG на конференции Systech Family Area. У нас получилось. Мы развернули DMS без привлечения дополнительных человеческих ресурсов со стороны «Шелл». Для этого мы: а) отдали на аутсорс «Системным Технологиям» все возможные задачи и б) автоматизировали процесс сверки данных. Большинство аналитиков в компаниях масштаба «Шелл» занимаются рутиной: выгружают информацию, общаются с дистрибьюторами, правят базу. Мы же переложили эти функции на «плечи» системы.

Чтобы принять решение, нужно просчитать, насколько верным окажется то или иное предположение. Сколько мы заработаем на промо-акции, если все участники выполнят условия? Уложимся ли в бюджет? Ключевой аргумент — это, конечно, цифры. И их главным источником стала «ST Чикаго DMS»

Качество данных

Сейчас достоверность информации у нас на очень высоком уровне: процент ошибок составляет менее 2%. Как нам удалось этого достичь? Мы используем 10 показателей качества данных, среди которых:

  • сходимость стокового уравнения,
  • качество мастер-данных, где один из самых критичных моментов — это отсутствие кодов производителя в учетной системе дистрибьютора (без кода мы не увидим продажи по этому товару),
  • присвоение каналов продаж,
  • дополнительные классификаторы, например, привязка к контрактному лицу.

Кроме того, у нас есть алгоритм, который убирает дубли клиентов из системы на базе ИНН, мы в реальном времени видим, кто из дистрибьюторов поставляет некорректные данные и качественно консультируем специалистов дистрибьюторов, отвечающих за исправление ошибок.

Доступ к отчетности

У многих поставщиков есть инструменты для выгрузки отчетов, но поддержка всегда выливается в дополнительные затраты. Представьте: огромное меню со множеством срезов, и пользователи должны помнить, где какая информация хранится. Естественно, они постоянно забывают где что, и вынуждены задавать вопросы либо своим коллегам, либо техподдержке.

Из этой ситуации два выхода: аналитик, готовящий отчеты по запросам или инструмент, позволяющий получать отчеты в режиме самообслуживания. Анализ показал, что в долгосрочной перспективе разработка такого инструмента — более выгодный вариант. При условии, что интерфейс будет простым, удобным, понятным и в вебе (почему в вебе: потому что в «Шелл» для установки софта на компьютеры пользователей нужно провести долгую процедуру согласования). «Системные Технологии» под эту нашу потребность разработали сервис веб-отчетности с наглядным и понятным интерфейсом.


Читайте описание решения: ST Веб-отчеты. Линейка для измерения бизнеса


В планах — централизованный сенсус. Раньше дистрибьюторы сами формировали клиентскую базу, и были случаи, когда по отчетам число клиентов возрастало, а объемы продаж — нет. Мы планируем взять данные Яндекс-Карт по всем точкам России и Белоруссии и сопоставить их с базой данных «ST Чикаго». Получившийся список потенциальных клиентов будем предоставлять дистрибьюторам и в автоматическом режиме отслеживать переход клиентов из потенциальной базы в активную.

man-walking-barrels-lubricants.jpeg

Миссия: убедить дистрибьютора

Внедрять DMS и SFA одновременно мне представляется более правильным с точки зрения быстроты входа на рынок с более мощным инструментом для управления торговой командой. Это технически проще, требует меньше ресурсов. Но проект с мобильной торговлей пришлось отложить из-за возражений дистрибьюторов.

Аргументы дистрибьюторов:

  • У «Шелл» нет эксклюзивных торговых команд, «полевые» агенты торгуют не только нашей продукцией, но и сопутствующими товарами. Часть дистрибьюторов опасается, что после автоматизации агентов мы увидим продажи автокосметики, автозапчастей и других товаров.
  • Дистрибьюторы не хотят разглашать некоторые данные. Потому что информацию по объему дебиторской задолженности, например, они используют в переговорах при утверждении плана продаж.
  • В отрасли нефтехимии трепетное отношение к торговым командам. Наши торговые агенты погружены в тему и досконально разбираются в продукте. Клиенты привыкают к конкретным людям, к тому, что персонал квалифицированный. Мы не можем следовать примеру FMCG-компаний и менять торговую команду, если вдруг автоматизация выявит случаи недобросовестной работы.

Контраргументы:

  • Система позволяет ограничить область видимости. Сотрудники дистрибьютора смогут делать онлайн-заказы по всему прайсу, без риска, что данные по продажам сопутствующих товаров будут доступны «Шелл».
  • Контролировать торговые команды дистрибьютор будет и дальше. Мы же хотим получить возможность централизованно загружать информацию о новых продуктах или промо-активностях, измерять эффективность, давать рекомендации. Решения, связанные с управлением торговыми командами, будет принимать непосредственно дистрибьютор. И определять такую систему мотивации, чтобы не произошло массовых увольнений.

Читайте также: ПРОГРЕССивное управление дистрибуцией


Следующий этап

Перевод дистрибьюторов с прошлой DMS-системы на новую шел тяжело, и это несмотря на то, что в отчетах просто добавилось несколько полей, а данные стали выгружаться автоматически. Но мы не отказались от идеи автоматизировать торговые команды общего прайса. Если торговый представитель оформляет заявки на смазочные материалы в планшете, а на все остальное — по телефону или в другой программе — скорость работы падает, оптимизация теряет смысл.

Чтобы убедить дистрибьюторов сделать следующий шаг, мы хотим провести пилот и замерить рост эффективности торговых команд: число торговых точек, время на маршруте, результативные визиты. Показать дистрибьюторам, насколько может увеличиться объем продаж благодаря «ST Мобильная Торговля». Посчитать примерный ROI (return on investment, возврат инвестиций) и рассказать обо всех преимуществах.

Среди наших партнеров есть такие, которые используют продукт из линейки «Системных Технологий» — ST-Mobi.com, их будет проще включить в общий контур проекта. Сложнее будет с теми партнерами, которые используют самописные инструменты или решения других поставщиков. Им нужно будет рассказать о преимуществах работы именно с «Системными Технологиями»: компания уже давно на рынке, а опыт в этом направлении дорогого стоит. Возможно, будем автоматизировать сотрудников параллельно с действующим решением, чтобы разница была очевидна. Тут «дьявол в деталях»: те же дистрибьюторы могут только начинать задумываться о каких-то опциях, а они уже уверенно присутствуют в «ST Мобильная Торговля».


Читайте также: «Арсенал»: машинное vs сливочное


Вывод:

Бизнес-процессы в компании не должны кардинально меняться в результате автоматизации. Система должна помогать: упростить и ускорить уже существующий рабочий порядок, исключить человеческий фактор там, где это возможно.

В идеальном кейсе бизнес-процессы должны стать настолько простыми, что не будут требовать дополнительного обучения. А какие-то функции распределятся по имеющемуся персоналу, потому что время на выполнение тех же процессов сократится.

Поделиться статьей

При подписке на журнал «Мобильная торговля»

Использование материалов

Использование материалов журнала «Мобильная Торговля» возможно только при указании прямой ссылки на источник.

Редакция журнала

Татьяна Беспалова Татьяна Беспалова

Главный редактор журнала
«Мобильная Торговля»

Свои вопросы и пожелания вы можете отправить по адресу journal@systtech.ru



Логин:
Пароль:
Забыли пароль?