«Ирбис»: работать на бумаге — невозможно — Системные Технологии

«Ирбис»: работать на бумаге — невозможно

Рубрика: Спецпроект 22.07.2015

Текст: Татьяна Беспалова

Александр Якимович,
начальник отдела сбыта компании «Ирбис»

«Естественный процесс развития» — так называет автоматизацию производитель безалкогольных напитков «Ирбис» (Кемеровская область). Почему компания даже с небольшим штатом торговых представителей уже не может существовать без программы автоматизации мобильной торговли, рассказывают начальник отдела сбыта Александр Якимович и начальник отдела маркетинга Евгения Никитина.

— Почему решили автоматизировать торговую команду?

Александр Якимович: В Кемеровской области мелкая розница приходит в упадок с заходом федеральных сетей. Конкуренция становится жестче, повышаются и требования к работе торгового агента. Но раньше мы не до конца понимали, из-за чего усложнилась работа: из-за изменения структуры рынка или из-за недостаточно качественной работы сотрудников. Нам теперь смешно вспомнить, как выглядел процесс приема заявки. Приходил торговый агент с шаблоном заявочного листа, собирал заявку, отвозил ее на склад, информация с этого листа вносилась в учетную систему, и после этого формировался заказ. Везде бумажные носители и переписывание информации по нескольку раз. Это не только долго, еще и ошибки постоянно возникали. Теперь работу с торговыми точками контролируем «от и до».

Евгения Никитина: Я, конечно, утрирую, но раньше можно было ногой открыть дверь торговой точки и спросить «сколько вам надо». Сейчас от качества работы «полевого» агента зависит и репутация и дальнейшее развитие компании, и объем продаж, и выполнение личного плана.

Наша цель: уйти от бумажной работы и получать оперативную информацию о ситуации в «полях». С помощью планшетов и мобильного приложения все делается быстрее, лучше и дешевле, так как люди освобождаются от лишней работы и больше успевают. А компания переходит на качественно другой уровень развития.

Внедрение современных технологий — это экономия, которая не только не вредит, а улучшает качество процессов.

Евгения Никитина,
начальник отдела маркетинга компании «Ирбис»

— Как выбирали решение для автоматизации?

Е.Н: Начали с мониторинга рынка. Изначально рассматривали решения 9 поставщиков SFA-решений, в short-лист вошли три компании. Один из главных критериев отбора: чтобы решение не затрагивало учетную систему. Кроме того, программа должна быть простой и понятной для торговых. Офисные сотрудники привыкли работать с таблицами и документами, а у «полевого» персонала такого навыка нет. Поэтому решение должно быть наглядным, с интуитивным управлением. Чтобы программу было легко освоить пользователю даже с невысоким уровнем компьютерной грамотности. Также ориентировались на стоимость.

По всем показателям выиграла программа ST-Mobi.com от «Системных Технологий» — с помощью сервиса нам удалось обойти все «острые» углы, возникшие у нас при поиске решения для автоматизации мобильной торговли.

— Какие преимущества облачного решения вас привлекли?

Е.Н.: Минимальные затраты на запуск. Мы тратим деньги только на обучение и планшеты — статьи расходов, обязательные для любого проекта. Арендная плата — 23 руб. в день. На телефонные переговоры торговых представителей раньше уходило не меньше. Техническая поддержка осуществляется поставщиком. Для нас это важное преимущество, так как мы являемся дочерним предприятием ООО «Водоканал» Новокузнецка, ИТ-служба находится в структуре холдинга, своих ИТ-специалистов у нас нет.

— А не испугало, что сервис новый?

Е.Н.: «Системные Технологии» давно работают, опрошенные коллеги давали только положительные отзывы. Продукт отвечает требованиям рынка и нашим запросам. Облачные технологии тоже не пугали — в программу можно заходить с мобильного, с планшета, с ноутбука, с компьютера и мониторить ситуацию «в полях»: территорию торгового, маршруты, заказы. Мы недавно смеялись, что складские остатки в облаке лучше видно, чем в 1С. Потому что в учетной системе информация раскидана по складам и отчет нужно собирать.

Мы подписали все документы в феврале, в марте был тестовый период. За это время почувствовали, как сильно развилось решение в сторону повышения удобства пользователя. Компания работает для клиента. Мы много общаемся с группой внедрения, и все наши пожелания они, как волшебники, выполняют.

— Пришлось ли дорабатывать решение?

Е.Н.: Автоматизация показала наши уязвимые места, будем над ними работать. Поэтому глобальная настройка решения нам еще предстоит. А есть доработки, которые уже реализованы. Мы продаем напитки, единица продаж — 1 бутылка. Но так как вести учет удобнее в упаковках — добавили эту единицу измерения. Сделали автоматическое определение дополнительной скидки, которая зависит от объема заказа.

Изменили возможности работы с территорией. Раньше маршрут выгружался на одного человека. А у нас процесс устроен так: сегодня точку посетил торговый представитель, собрал заказ. После доставки товара приходит мерчандайзер и организует выкладку. Под нас организовали возможность включения торговых точек в маршрут нескольким сотрудникам. Теперь сможем оценить организацию торгового покрытия.

С планшетом удобнее

— Как торговые представители отреагировали на внедрение?

Е.Н.: Сначала была негативная реакция: «будут теперь следить». Мы провели собрание, объяснили, что автоматизация освободит время, которое можно будет потратить на решение задач на территории, повысить качество своей работы и личные продажи. Коллектив молодой — все быстро втянулись в процесс и освоили решение.

А.Я.: Сразу после внедрения «полевые» агенты дублировали свои заявки на бумаге. Постепенно от бумажек отошли — почувствовали, что с планшетом удобнее. Недавно мобильное устройство одного торгового отдали в ремонт, и сотрудник сразу попросил замену. Сейчас работать с бумажками уже невозможно.

Е.Н.: В планшете есть и фото, и прайс, и дебиторская задолженность, и история заказов — все необходимое для работы в «поле». Это не в куче бумажек рыться. Да и у сотрудников торговых точек впечатление совсем другое.

— Как изменилась работа торгового агента?

Е.Н.: За счет автоматизации работа ускорилась — освободившееся время заполнили новыми задачами, увеличили число визитов в день. Еще мы обнаружили, что некоторые дни «полевых» агентов не были заполнены целиком.

А.Я.: Анализ маршрутов и заявок показал, что клиенты практически не заказывают по пятницам (на понедельник): предсказать, будет ли нужен товар после выходных — сложно, спрос зависит от погоды. Теперь перед выходными торговые представители занимаются выкладкой, так как посещать точки с целью сбора заявок оказалось пустым занятием.

Е.Н.: По пятницам агенты закрывали недоделанные за неделю задачи — заполняли документы, сдавали деньги. То есть выполняли работу, которая никак не влияет на продажи. Теперь за счет мерчандайзинга продажи в выходные выросли.

ST-Mobi.com работает в любой точке земного шара, на любом расстоянии от уровня пола при наличии подключения к Интернету

— На какие еще бизнес-процессы повлияла автоматизация?

А.Я.: Заведующая складом раньше занималась функциями кладовщика из-за высокой нагрузки по оформлению заявок. Свои прямые обязанности выполнять не успевала — задержка отчетов по рабочему дню, в которых отображается весь брак, бой и так далее — достигала 10 рабочих дней. Мы освободили склад от работы по внесению заказов, теперь заявки подгружаются в УС автоматически.

Была проблема в недопоставке товаров. Дело в том, что в удаленные города машины выезжали после утренней загрузки и оформления документов. Мы находимся в Новокузнецке, до Кемерово, например, — 200 км. Одна машина не успевала развести по торговым точкам все заказы. Приходилось отправлять две. Сейчас, когда заявки стали приходить в течение дня, загрузка машины на межгород происходит заранее, и она успевает объехать большее количество точек.

— Кто был инициатором проекта: холдинг или сотрудник внутри компании?

Е.Н.: Это естественный процесс развития компании в условиях конкурентного рынка. Со стороны холдинга не было требований, кроме сокращения издержек и повышения прибыли. Инициатива внедрения решения исходила от нас.

Мы хотели освободить сотрудников от ненужной работы и лишних перемещений, повысить качество работы и понять ситуацию на каждой территории.

— Изменилась ли система мотивации после внедрения решения?

Е.Н.: Пока занимались внедрением и налаживанием работы программ, жестких решений в отношении торговых не принимали. Делаем замечание, если сотрудник поздно вышел на маршрут, но без штрафных санкций.

Сейчас лето — пора основных продаж — любые изменения нежелательны. По завершению сезона начнем переводить проект на новый качественный уровень — системно заниматься аналитикой и контролем, внедрять дальнейшие изменения.

О компании: «Ирбис» производит безалкогольные и квасные напитки, минеральные воды с 1996 года. Продукцию на территории Кемеровской области компания распространяет самостоятельно (в штате работают 7 торговых агентов и 3 мерчандайзера), в Томске, Красноярске и Новосибирске работает через партнеров.

Поделиться статьей

При подписке на журнал «Мобильная торговля»

Использование материалов

Использование материалов журнала «Мобильная Торговля» возможно только при указании прямой ссылки на источник.

Редакция журнала

Татьяна Беспалова Татьяна Беспалова

Главный редактор журнала
«Мобильная Торговля»

Свои вопросы и пожелания вы можете отправить по адресу journal@systtech.ru



Логин:
Пароль:
Забыли пароль?