«Единая Европа Холдинг»: система для бизнеса — Системные Технологии

«Единая Европа Холдинг»: система для бизнеса

Рубрика: Мобильное решение

Александр Вершинин,
ведущий программист EEX

«Единая Европа Холдинг» (ЕЕХ) — крупный дистрибьютор косметической и парфюмерной продукции сегментов люкс и полулюкс. Организационная структура головного предприятия в Москве и 16 региональных филиалов построена по единому принципу. В нее входят отделы продаж и логистики, склады, транспортный парк, штат торговых представителей и консультантов, подразделения маркетинга, планирования и анализа. ЕЕХ обслуживает более 7 тысяч точек продаж на всей территории России, работа 150 агентов автоматизирована при помощи комплекса «ST-Мобильная Торговля.Чикаго». На вопросы о ходе проекта по внедрению системы отвечает Александр Вершинин, ведущий программист компании «Единая Европа Холдинг».


— Почему компания EEX приняла решение автоматизировать работу агентов?

— К 2010 году в процессе продаж накопился ряд критических моментов, принципиально нового подхода требовали следующие задачи:

  • оперативность прохождения заказа (заказ -> импорт в учетную систему -> отгрузка товара);
  • актуальность информации (остатки, цены, дебиторская задолженность и прочее);
  • оперативность доведения задач до торговых представителей;
  • планирование работы, контроль и оценка деятельности торговых агентов;
  • структурированный сбор информации (мерчандайзинг, фейсинг, опросы, фотоотчеты и т.п.);
  • расширение клиентской базы, работа в едином информационном пространстве;
  • организация работы агента по заданному шаблону и приведение схемы работы к единообразию, если это требовалось;
  • получение достоверной информации руководством для принятия управленческих решений.

Системно проанализировав обозначенный список, мы пришли к выводу, что наиболее эффективное решение этих задач обеспечит автоматизация бизнес-процессов.


— Какова ваша роль в проекте?

— На подготовительной стадии мною совместно со специалистами регионального отдела продаж были досконально изучены все процессы и выявлены проблемные места. Следовало построить структурную модель бизнес-процессов, определить участников и инструменты, выделить подсистемы, которых, кстати, в итоге насчиталось аж семь-восемь и тому подобное. Затем был проведен сам тендер по выбору программного решения. И, наконец, совместно с коллегами нашего ИТ-департамента, состоялось внедрение выбранной системы, а также сопровождение, поддержка техническая и консультационная, связь с корпоративной учетной системой, развитие и оптимизация системы, ну и ряд других задач.


— Как выбирали систему автоматизации?

— Мы долго анализировали рынок программных продуктов, обеспечивающих автоматизацию мобильной торговли. Систему выбирали по двум основным критериям: ее возможности и, конечно, стоимость. При этом принимали во внимание опыт нашего коллеги по бизнесу, парфюмерно-косметической фирмы «Градиент». У них уже было внедрено решение ГК «Системные технологии».


— Как проходило внедрение?

— Опробовать систему решили на одном из наших филиалов. Купили лицензии, оборудование и начали внедрять. Внедрение проходило достаточно сложно, в течение полугода филиал работал в тестовом режиме. Сначала настраивали серверную часть с учетом организационной структуры и политики безопасности нашей компании. Следующим этапом было обучение полевых сотрудников. Проходило оно по большей части удаленно, через выделенных контактных лиц: супервайзеров, толковых торговых представителей. Было написано множество инструкций с картинками и пояснениями. По окончании обучения полученные знания и навыки проверялись и закреплялись.

Для доведения до ключевых пользователей информации об изменениях в системе, предоставления различной документации и инструкций был разработан корпоративный форум, где участники могли делиться соображениями и задавать вопросы администратору системы, то есть, мне. Таким образом, накапливалась база знаний и исключалась ситуация, когда приходится отвечать на один и тот же вопрос в десятый раз.

Закончив полугодовой «пилотный» проект, убедившись в стабильной работе программного комплекса и используя накопленный опыт, в течение всего лишь одного месяца мы автоматизировали все оставшиеся 15 филиалов, и система заработала в полную силу.

В результате мы автоматизировали все наши 16 филиалов, 150 торговых агентов и 50 офисных работников, и вот уже больше года система исправно работает по всей компании в целом.


— Какие особенности проекта вы бы хотели отметить?

— Самая главная особенность проекта в том, что систему мы внедряли собственными силами, привлекая разработчиков лишь для удаленного консультирования. Определенные трудности возникли при интеграции комплекса с нашей учетной системой. После их преодоления получилась рабочая модель, включающая в себя массу составных частей.

Следом была разработана собственная система отчетности на базе Reporting Service, что позволило получать отчетность платформонезависимо, через WEB.

Внедрение не ограничивается покупкой лицензий, оборудования, настройкой серверной части и обучением торговых представителей. Пожалуй, самый продолжительный, требующий скрупулёзной ежедневной работы — это этап отладки системы, выявления ошибок и формирования заданий на доработку.

В ходе работы выявлялись проблемы на участках алгоритма и бизнес-логики, которые не могли предусмотреть разработчики. Встречались недоработки, которые обещали исправить или доработать в следующих версиях, при переходе на новые версии пропадали индивидуальные доработки. Однако, служба поддержки ГК «Системные технологии» оказывала нам всяческую помощь, и все наши обращения решались оперативно и качественно.


— Что вы можете сказать об особенностях работы с мобильными устройствами и подборе оборудования для агентов?

— Для удобства представления на мобильном устройстве нам понадобилось реструктурировать справочник товаров и строго отсекать неактуальные позиции. Пришлось придумывать «хитрую» систему сокращений для наименований товаров, поскольку размеры экрана были достаточно скромными.

Некоторые агенты работают достаточно далеко от офиса, практически в автономном режиме, и плановое обновление программы на их мобильных устройствах оказалось весьма нетривиальной задачей, с которой мы, конечно же, справились.

Хочется дать несколько советов относительно самих мобильных устройств:

  • их постоянно роняют — приобретите чехлы;
  • ими будут пользоваться, в том числе, на морозе — читайте эксплуатационные характеристики;
  • они очень быстро разряжаются — обзаведитесь автомобильными зарядными устройствами. И, выбирая производителя, проанализируйте наличие сервисных центров, особенно в регионах.


— Вы довольны результатами автоматизации?

— Конечно. Нам удалось решить практически все задачи, стоявшие перед нами в начале этого пути. Автоматизация вывела компанию на качественно новый уровень, открыла новые горизонты, дала мощный толчок к развитию, сделала планы более смелыми и амбициозными.

Изменилась культура коммуникаций торговых агентов с клиентами, стало удобнее и комфортнее работать. Образовалось единое информационное поле, в котором консолидирована вся ставшая оперативной и достоверной информация. Главное — появились данные, которых раньше не было вовсе, или они были разрозненными и противоречивыми. А достоверная, полная и оперативная информация — это площадка для принятия результативных управленческих решений.


— Планирует ли ваша компания дальнейшие шаги в сфере автоматизации?

— Мы одними из первых поставили Android-версию программы «ST-Мобильная Торговля» на планшеты и получаем удовольствие от нового софта и оборудования. Удобство работы, презентабельный внешний вид, большой экран, возможность смешанного парка устройств — вот лишь немногие плюсы новой версии.


— Несколько советов тем, кто только планирует автоматизацию мобильной торговли?

— Первое: не бояться и не опускать руки, когда столкнетесь с трудностями. Автоматизация — штука непростая, но результаты окупят все усилия. Второе: внедряйте собственными силами, только если чувствуете уверенность или имеете аналогичный опыт. Порой безопасней и надежнее привлечь разработчиков, но необходимо понимать: это будет сопряжено с дополнительными финансовыми вложениями. Третье: не скупитесь на оборудование, соотношение цены и качества должно быть оптимальным. Четвертое: учитывайте, система сама все не сделает — ее нужно наполнять данными, постоянно улучшать и совершенствовать, можно сказать вкладывать душу. И, пятое, специально для крупных компаний: для вас нет коробочных версий ПО и нет готовых решений. Систему нужно подстраивать под бизнес, а не бизнес — под систему. Удачи вам!

Поделиться статьей

При подписке на журнал «Мобильная торговля»

Использование материалов

Использование материалов журнала «Мобильная Торговля» возможно только при указании прямой ссылки на источник.

Редакция журнала

Татьяна Беспалова Татьяна Беспалова

Главный редактор журнала
«Мобильная Торговля»

Свои вопросы и пожелания вы можете отправить по адресу journal@systtech.ru



Логин:
Пароль:
Забыли пароль?