Итак, у Вас имеется отдел продаж. Что продавать — ясно, какие организации и предприятия могут быть Вашими клиентами — тоже известно. Отдел продаж уже укомплектован сотрудниками, которые ведут работу по активному поиску и привлечению клиентов.
Работа идет, но у Вас есть явное ощущение, что она могла бы вестись значительно интенсивнее и результативнее. Вопрос: в чем причина того, что работа идет далеко не так хорошо, как нам хотелось бы? И что сделать для того, чтобы существенно повысить эффективность работы, усилить продажи и увеличить доходы компании?
Для анализа этой ситуации в нашем распоряжении есть формула эффективности продаж:
Эффективность продаж = Количество менеджеров по продажам (торговых представителей) х Количество встреч x Результативность встреч
Анализ имеющейся у Вас ситуации нужно вести по этой формуле в строгой последовательности. Давайте так и проведем этот анализ — по пунктам, один за другим.
Начинаем с первого ключевого вопроса: насколько укомплектован кадрами Ваш отдел продаж? В отделе продаж, в соответствие со штатным расписанием, должно работать определенное количество менеджеров по продажам. Вот и вопрос — столько ли у Вас работает менеджеров по продажам, сколько должно быть по плану? Отдел продаж укомплектован? Или у Вас работает меньше менеджеров по продажам, чем должно быть?
Если в Вашем отделе продаж не хватает сотрудников, предпринимать слишком активные действия по усилению продаж весьма рискованно. Полбеды, если в отделе продаж не хватает одного человека. Но если не хватает двух сотрудников или больше — Вы попадаете под очень серьезные риски!
Мало того, что отдел, в котором не хватает сотрудников, ослаблен. Значительно хуже то, что недостаток специалистов в отделе продаж существенно снижает стабильность работающих в нем менеджеров по продажам. Их лояльность падает, растет их неуверенность в себе и в том, что они работают в перспективной компании. В результате нехватка менеджеров в отделе продаж существенно усиливает текучку среди оставшихся в отделе.
В такой ситуации не стоит жестко давить на сотрудников, чтобы повысить интенсивность их работы и усилить продажи. Вы, конечно, можете воздействовать на них позитивными методами — похвалами, уговорами и поощрениями. Но главное, что Вам нужно делать в этой ситуации — это как можно скорее выйти из нее. Что необходимо предпринять? Конечно же, набор кадров!
Отдельный вопрос: сколько должно быть сотрудников в Вашем отделе продаж?
Минимально допустимое количество сотрудников в отделе продаж — пять менеджеров по продажам плюс один руководитель продаж.
Однако более эффективно при том же количестве сотрудников — четыре менеджера плюс два руководителя продаж, работающих в иерархии (например, начальник отдела продаж и зам, или коммерческий директор и начальник отдела продаж).
Отделы активных продаж, в которых меньше сотрудников, чем указанное количество, с высокой вероятностью могут разваливаться сами по себе. То есть, на вопрос: «почему у меня развалился отдел продаж из трех человек?» отвечаю: «Потому что их было трое!»
Такая ситуация связана именно со спецификой активных продаж. Например, при продажах на входящих обращениях клиентов могут стабильно работать и два сотрудника, и даже один. Причем в одиночку сотруднику будет выгоднее работать, чем с кем-то вдвоем. У компании объем продаж, скорее всего, снизится — а вот сотруднику будет выгоднее. Возможно, он упустит часть сделок — но все самые «жирные клиенты» точно достанутся ему.
В активных продажах ситуация в корне иная. Сотрудники должны сами находить и привлекать клиентов. Все вместе своими усилиями они создают давление на рынок. Чем более сильное воздействие на рынок создает весь отдел продаж в целом, тем легче работать каждому сотруднику отдела продаж. Вот и получается, что в более крупном и мощном отделе продаж каждому сотруднику легче работать, чем в маленьком.
Кроме того, сами менеджеры по продажам, сильно отличаются друг от друга по уровню и результативности.
В среднем из пяти менеджеров по продажам, работающих в одном отделе, сильных коммерсантов — двое или трое.
Если бы в отделе работало четыре коммерсанта, сильными из них были бы всего один или два. Один сильный коммерсант уходит из отдела — и вся работа отдела рушится, как карточный домик. А значит, минимально допустимое количество сотрудников в отделе продаж — пять менеджеров и руководитель продаж. А лучше — четыре менеджера и два руководителя продаж.
А знаете, сколько рабочих мест нужно для такого отдела продаж? Два полностью оборудованных рабочих места (стол, компьютер, телефон/факс) и восемь стульев. А для отдела из десяти человек, включая двух-трех руководителей продаж — три полностью оборудованных рабочих места и двенадцать стульев. Исключением из общего правила являются отделы продаж, работающие по схеме «разъездных бригад». В этом случае одно полностью оборудованное рабочее место предоставляется на каждых двух сотрудников отдела продаж.
Дело в том, что считать отдел продаж рабочим местом менеджера по продажам — это большое заблуждение. Рабочее место менеджеров по продажам — в «поле», на территории клиентов. А отдел продаж для менеджеров по продажам — не более чем база для операций.
В чем разница между рабочим местом и базой для операций? Представьте себе, как действовали немецкие подлодки во вторую мировую войну. «Рабочими местами» для них была Атлантика, Северное море и другие моря и океаны. А базой для операций могла быть, например, база подводных лодок в Киле.
Менеджеры по продажам должны проводить как можно больше времени вне офиса, в переговорах на территории клиентов. В идеале единственное время, когда вся команда сотрудников должна собираться в отделе продаж — это в процессе оперативок и планерок. Закончилась оперативка — и сразу часть сотрудников поехала к клиентам. Слишком комфортная обстановка в отделе продаж губительно скажется на результатах коммерческой работы.
Если Вы предоставите каждому менеджеру по продажам полностью оборудованное рабочее место, интенсивность его работы снизится в среднем на 30%. Если на рабочих местах имеется неограниченный доступ в Интернет — интенсивность работы снизится минимум на 50%. А если Вы плюс к этому платите менеджерам по продажам достаточно высокий оклад, Вы никаким чудом не заставите их работать.
Хорошо, с минимальным количеством сотрудников в отделе продаж мы разобрались. Каково же оптимальное количество сотрудников в отделе продаж?
Хорошо укомплектованный отдел продаж — это 10 человек, двое или трое из которых — руководители продаж, остальные — рядовые сотрудники. С таким отделом уже можно обеспечить серьезное воздействие на рынок!
Необходимое количество сотрудников в отделе продаж можно также рассчитать исходя из необходимости охвата Вашего сегмента рынка. Для этого нужно учитывать, сколько клиентов одновременно может плотно прорабатывать один менеджер по продажам:
- От 30 до 40 небольших и средних клиентов
- Или от 10 до 15 средних и крупных клиентов
- Или от 1 до 3 особо крупных клиентов — так работают VIP-Account менеджеры.
А для того, чтобы плотно контролировать рынок, необходимо держать в одновременной проработке не менее трети клиентов этого рынка. Получается, что с одной третью клиентов Вы работаете, вторая треть готовится для проработки в будущем, а оставшаяся треть отдыхает — находится «под паром».
Теперь мы можем рассчитать количество менеджеров по продажам, необходимое Вам для плотного охвата рынка. Предположим, у Вас около двухсот корпоративных заказчиков — средние и крупные компании. Делим это количество на три — получаем 67 клиентов. Считаем: 67/10=6,7, 67/15=4,5. Округленно получается, что
А что, если интересующих нас средних и крупных клиентов — тысяча? Чтобы плотно «пасти» такое количество клиентов, необходимо от 22 до 33 коммерсантов. Вряд ли Вы можете позволить себе такое количество сотрудников в отделе продаж! Значит, придется исходить из Ваших реальных возможностей. Допустим, Вы готовы сформировать отдел продаж из 10 сотрудников — но не больше. Значит, Вам нужно выделить из общей массы клиентов 300 — 450 компаний, на проработке которых Вы сосредоточитесь в первую очередь. Получается, что нам пришлось дополнительно сузить целевой сегмент наших клиентов, чтобы уж этих клиентов «пасти» как следует.
В следующем номере мы продолжим тему и поговорим о том, на что в первую очередь мы должны обратить внимание для того, чтобы понять, насколько эффективно работает отдел продаж.
